“El letrado depositario judicial de documentación y escritos a la luz del proyecto de reforma del código procesal civil y comercial bonaerense».
«Un análisis crítico sobre sus implicancias procesales y prácticas«.
Por Gaston E. Bielli y Andres L. Nizzo.
Sumario: I. Introducción. II. Concepto. La figura del letrado depositario judicial. III. Antecedentes. IV. El proyecto de reforma del Código Procesal Civil y Comercial y de Familia. V. Implicancias procesales y prácticas del texto proyectado. VI. Responsabilidad civil del letrado depositario. VII. Alternativas ante la pérdida de instrumentos originales: posibilidad de reconstrucción. Deber de buena fe y colaboración. Subsistencia del proceso. Propuestas de modificaciones. VIII. La recepción de la figura en otras jurisdicciones. El caso del Poder Judicial de la Provincia de San Luis. IX. Conclusiones.
Introducción
Actualmente, huelga mencionar que estamos transitando el camino hacia la completa digitalización del expediente judicial. El papel, como contenedor de información, ahogó literalmente al sistema. Los juzgados, tribunales y demás oficinas judiciales se encuentran atestados de papeles, los expedientes se engrosan con fojas y fojas de documentos y escritos, los trámites resultan poco ágiles, no hay más espacio físico para almacenarlos.
La apuesta, entonces, debe ser a un cambio profundo y radical: el desafío urgente que se impone para dar el salto definitivo hacia el proceso judicial electrónico es adaptar un modelo de gestión documental acorde con los tiempos que corren y las tecnologías hoy disponibles.
Pese a los importantísimos avances registrados a la fecha en torno a la implementación de las nuevas tecnologías al proceso judicial -de los que hemos sido no solo testigos sino partícipes directos y necesarios, en tanto operadores y usuarios del sistema-, aún no estamos en condiciones de afirmar que en la provincia de Buenos Aires existe el expediente judicial electrónico propiamente dicho.
Es que, mal que nos pese, mientras que en el trámite judicial exista un solo documento en soporte papel agregado a la causa, no podremos hablar estrictamente de “expediente electrónico”.
Podrá decirse, cuanto mucho, que operamos con un expediente “mixto”, o con un expediente parcialmente digitalizado; pero hasta tanto no se erradique definitivamente el papel del trámite judicial, no habrá expediente electrónico como tal.
El papel, como soporte documental, debe ser literalmente eliminado del expediente judicial y reemplazado. Es preciso formular un replanteo conceptual de la gestión de documentos, sirviéndonos de la tecnología hoy disponible para poner en orden los procesos de creación, modificación, circulación, registro y guarda de la información necesaria para la válida tramitación de un proceso judicial.
En este orden de ideas, el “documento electrónico” se erige -o debería hacerlo- como la piedra basal y punto nodal de cualquier sistema de expediente electrónico que se precie de tal, debiéndose asegurar que aquél sea auténtico (garantía de ser original y estar hecho por quien se informa), confiable (ser la representación de una operación o transacción que respaldan y tener fecha cierta); íntegro (completo e inalterado) y usable (fácil de encontrar, acceder y entender para quienes precisen consultarlo o utilizarlo).
En contraste con el tradicional documento en soporte papel, el electrónico ofrece inconmensurables ventajas: no se pierde, no se altera, no ocupa lugar físico, es de fácil acceso, puede consultarse en simultáneo, en forma remota y en cualquier momento.
No obstante lo expuesto, somos conscientes de que -al menos en el estado actual-, para la tramitación y resolución de los procesos judiciales es necesario muchas veces (quizás, aún en la mayoría de los casos) servirse de información que se encuentra contenida en el tradicional soporte papel.
Pues bien, en esos supuestos, resulta preciso y necesario que esos documentos -originariamente generados en papel- sean de algún modo digitalizados para ser incorporados al expediente judicial como documentos electrónicos.
Tal planteo lleva, lógicamente, a preguntarnos qué sucede entonces con las piezas documentales originales en papel, luego de su digitalización y anexión electrónica al expediente judicial.
Como respuesta al citado interrogante, en la jurisdicción bonaerense ha tomado gran impulso la figura del “letrado depositario”, al punto que el proyecto de reforma del Código Procesal Civil y Comercial de la Provincia de Buenos Aires, actualmente en tratamiento legislativo[1], lo ha tomado como uno de los pilares fundamentales en lo que respecta al diseño del expediente judicial electrónico.
Sin embargo, tal figura no deja de tener diversas implicancias procesales y prácticas que, inclusive hoy en día, se pueden vislumbrar. Algunas favorables, otras no tanto.
Nos ocuparemos aquí de analizarla, en miras a su eventual recepción legal expresa en el entramado procesal bonaerense, anticipándonos de algún modo al análisis jurisprudencial y doctrinario que se avizora a su respecto.
La figura del letrado depositario judicial
A fin de acercarnos al concepto de la figura del “letrado depositario”, debemos ante todo determinar en qué consiste el depósito y cuáles son las principales obligaciones que pesan sobre la persona a la que se le encomendó aquél.
En esta tarea, vemos que según el artículo 1.356 del Código Civil y Comercial, hay contrato de depósito cuando una parte se obliga a recibir de otra una cosa con la obligación de custodiarla y restituirla con sus frutos.
Es obvio que el depósito judicial no tiene naturaleza contractual, sino que se trata de una medida de carácter procesal, ordenada por un juez, de quien el depositario reviste la calidad de auxiliar; sin embargo, teniendo en cuenta su naturaleza, la jurisprudencia ha señalado que le son aplicables en subsidio las reglas referidas al contrato de depósito[2].
Destacamos que bajo nuestra mirada, lo anterior no implica asignar a la guarda judicial la naturaleza de un contrato, sino tan solo admitir como sustento normativo -en cuanto fuere compatible- el régimen de la responsabilidad civil por el incumplimiento del deber de custodia sobre la cosa objeto de la manda.
Siguiendo a Lorenzetti, la guarda constituye la obligación principal y definitoria del depósito, y ello implica, en su acepción primaria, conservar la cosa depositada en el mismo estado físico en que fue entregada[3]. De allí que la genérica obligación de guarda en relación a la cosa depositada debe ser apreciada en un doble aspecto: el de impedir su sustracción o pérdida (custodia) y la de mantenerla en buen estado (conservación)[4].
Por aplicación supletoria de las normas contenidas en el régimen de fondo, el depositario judicial está obligado a poner en la guarda de las cosas la diligencia que usa para las propias o la que corresponda a su profesión, debiendo restituirlas cuando le sea requerido[5]. Y en principio, como el depositario queda a cargo de la custodia de la cosa, si debido al deficiente desarrollo de su labor causa daños o se deteriora aquélla, será responsable por ello.
Con las pautas explicitadas hasta aquí, definimos al “letrado depositario judicial” como aquel auxiliar de la justicia al que el juez o el tribunal designa inexcusablemente a efectos de constituirlo con la posesión física de determinados instrumentos referidos a la tramitación de un expediente, en pos de consagrar la efectiva digitalización de las actuaciones.
Antecedentes
La figura del letrado depositario surgió, originariamente, ante la necesidad de suplir la firma de la parte en lo que respecta a la generación de escritos que no podían ser considerados como “de mero trámite”, como así también con el objeto de evitar la anexión física de documentación (nos referimos a tanto la que constituye prueba instrumental en sentido estricto como de la que debe ser considerada como de mero recaudo).
Cuando comenzaba a generalizarse el empleo de las presentaciones electrónicas, nos permitimos esbozar una posible solución a la problemática que traía aparejada la adjunción de documentos digitalizados, estimando que en caso de que se remitan estos últimos en calidad de adjuntos a un escrito electrónico, el órgano jurisdiccional debería admitir su incorporación en ese carácter, constituyendo al letrado como depositario de las piezas originales en soporte papel con cargo de arrimar los originales respectivos al expediente ante la primera intimación del juzgado, ya sea de oficio o a pedido de parte, mediante resolución debidamente fundada en una causal que así lo justifique[6].
Análogamente, dicha solución fue trasladada para el caso de las cédulas electrónicas que incorporaran adjuntos en formato digital, en tanto la Suprema de Corte de Justicia había establecido que el acompañamiento de copias digitales importaba, respecto del letrado remitente, una declaración jurada sobre su autenticidad[7].
La solución que propusimos para el caso del acompañamiento de la documentación hizo eco en la jurisprudencia. Así, en el antecedente “Fabián” dictado por la Sala Primera de la Cámara Civil y Comercial de Azul, se receptó aquélla propuesta aceptándose la incorporación de copias digitales de documentos instrumentados en soporte papel, designándose al letrado presentante como depositario de los originales[8].
El proceder avalado por la Cámara azuleña fue ampliamente imitado por los tribunales bonaerenses, que comenzaron a implementar de manera habitual y extendida tal práctica con el objeto de aligerar la tarea de todos los operadores judiciales involucrados en la gestión electrónica del proceso.
La postura sostenida cobró especial relevancia a partir del dictado del Acuerdo S.C.B.A. 3842/17[9], mediante el cual se introdujeron trascendentes modificaciones en torno a la actuación y la función de los letrados en el proceso, específicamente en cuanto a las facultades de aquellos que actúan en carácter de patrocinantes para presentar escritos con su sola firma, es decir, sin necesidad de incorporar la rúbrica de la de parte interesada a la cual asisten[10].
Empero, las cosas comenzaron a cambiar un poco con el dictado del Acuerdo S.C.B.A. 3886/18[11], mediante el cual se aprobó el Reglamento para las presentaciones por medios electrónicos, vigente actualmente.
A través de la puesta en vigencia de dicho Reglamento, algunos juzgados y tribunales optaron por modificar la tesitura que imperaba hasta ese momento, puesto que el artículo 4 de tal normativa -que trata específicamente sobre el acompañamiento de la documentación- establece que “cuando se agregue documentación con una solicitud electrónica tendrá que adjuntarse su copia digital en el sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas. Al efecto, los documentos deberán ser digitalizados por los requirentes e incluidos como archivo adjunto de la presentación electrónica respectiva, excepto que se peticione según lo establecido en el artículo 121 del C.P.C.C.”.
El mencionado artículo prevé además que “los letrados que representan o patrocinan a los solicitantes acompañarán la documentación original en papel dentro del siguiente día hábil de formulada la presentación…”.
Así, ateniéndonos a la literalidad de la norma, cuando sea necesario agregar documentación a un expediente judicial deberá anexarse su copia digital como archivo adjunto a un escrito electrónico, para lo cual el presentante tendrá que digitalizar –previamente- la pieza en cuestión.
Y, siempre según la citada disposición, los letrados que representan o patrocinan a los solicitantes deberán acompañar la documentación original en papel dentro del siguiente día hábil de formulada la presentación, sin que el texto reglamentario distinga qué debe entenderse por «documentación original»[12].
Pues bien, ante la nueva reglamentación, los juzgados y tribunales comenzaron a revisar sus posturas y, en esa senda, la Sala Primera de la Cámara en lo Civil y Comercial de Azul, en un fallo dictado el 11 de septiembre de 2018 en los autos “L., P. s/ Determinación de la capacidad jurídica”, dejó atrás la solución dada en el caso “Fabián”.
En efecto, en este nuevo precedente, la Cámara consideró que la manda establecida en el artículo 4 del flamante Reglamento aprobado por la Acordada S.C.B.A. 3886/18 es determinante al ordenar que los litigantes deben acompañar, indubitablemente, toda aquella documentación originada en soporte papel dentro del dia siguiente hábil de efectuado el ingreso digital de la pieza; y sostuvo que la solución dada en el fallo “Fabián” sólo era aplicable ante la vigencia del anterior Reglamento para las presentaciones electrónicas (Res. S.C.B.A. 1827/12) y su protocolo (Res. S.C.B.A. 3415/12).
Como consecuencia de los vaivenes reglamentarios y jurisprudenciales verificados en torno a esta temática, lo cierto es que en la actualidad la figura del letrado depositario judicial -tanto de documentación como de escritos- es aplicada de forma diversa a lo largo del territorio provincial. Es decir, tenemos organismos jurisdiccionales que la han adoptado de forma íntegra, otros que lo hacen sólo en relación a determinados supuestos -v.gr., distinguiendo según el tipo de documentación de que se trate-, y otros que directamente no hacen lugar a la figura bajo ninguna de sus modalidades, obligando a las partes a ingresar al expediente judicial en soporte papel la totalidad de las piezas documentales canalizadas previamente bajo la modalidad electrónica[13].
El proyecto de reforma del Código Procesal Civil y Comercial y de Familia
La propuesta ingresada a la legislatura bonaerense incorpora en forma expresa la figura de letrado depositario a través de dos artículos: el 59 y el 113.
Respecto al letrado depositario de escritos judiciales, el artículo 59 del texto proyectado señala que “cuando las partes actúen con patrocinio, y no tuvieren un certificado digital propio, el escrito se firmará ológrafamente por el litigante en presencia de su abogado. El abogado será el encargado de generar, suscribir e ingresar en el sistema informático de la Suprema Corte un documento electrónico de idéntico contenido al elaborado en formato papel. El ingreso en dicho sistema de una presentación de estas características implica la presentación formal del escrito y la declaración jurada del abogado de que se ha cumplido con lo previsto en el párrafo anterior y, a su vez, la asunción de las obligaciones propias del depositario del escrito firmado en forma ológrafa. El tribunal puede, de oficio o a pedido de parte dentro del plazo fijado por el artículo 162, segundo párrafo, ordenar la exhibición del escrito en soporte papel, bajo apercibimiento de que la presentación se tenga por no formulada en caso de incumplimiento. Si la exhibición se hubiera tornado imposible y no mediara culpa del depositario, se citará personalmente a la parte patrocinada a fin de que ratifique la autoría de la presentación y, en su caso, se adoptarán otras medidas pertinentes a tales efectos”.
Este artículo se vincula estrechamente con los artículos 111 y 112 del mismo proyecto, que regulan la presentación de escritos judiciales en general, las facultades del letrado patrocinante y la actuación “de mero trámite”, por lo que deben analizarse conjuntamente.
Así, según el primero de los citados artículos, “para la redacción de los escritos regirán las siguientes normas: 1) Se confeccionarán en forma electrónica, de conformidad al sistema que implemente la Suprema Corte de Justicia, la que garantizará su fácil acceso, su ininterrumpida disponibilidad y la inalterabilidad de los documentos digitales. 2) Únicamente en los supuestos expresamente habilitados por la reglamentación que se dicte se permitirán presentaciones en soporte papel. 3) Contendrán la expresión de su objeto, el nombre de quien lo presente, su domicilio electrónico y la enunciación precisa de la carátula del expediente. Las personas que actúen por terceros deberán expresar, además, en cada escrito, el nombre de sus representados, o, cuando fueren varios, remitirse a los instrumentos que acrediten la personería. 4) Estarán firmados por los interesados por medios electrónicos o en forma ológrafa, según el caso, excepto para las peticiones de mero trámite, en las cuales bastará con la rúbrica del letrado”.
El artículo 112 del proyecto sienta la regla de que todos los escritos se deben considerar como “de mero trámite”, con excepción de los que expresamente se enumeran en los incisos que lo integran, de modo similar a la reglamentación dictada por la Suprema Corte de Justicia en el ya mencionado Acuerdo 3842/17[14].
Por su parte, en torno a la documentación, encontramos al artículo 113, cuyo texto contempla que “cada vez que se agregue documentación con una petición, tendrá que adjuntarse exclusivamente su copia digital en el sistema informático implementado por la Suprema Corte de Justicia, quedando los originales temporalmente en custodia de quien los acompañe. El tribunal tendrá la facultad de requerir, de oficio o a pedido de parte, y por resolución fundada, la documentación original en cualquier estado del proceso, lo que se notificará por cédula. Se tendrá por no presentado el documento si no se acompañara en el plazo establecido por el tribunal según el párrafo anterior. Cuando, por excepción se admitan solicitudes en formato papel, se acompañarán copias digitales tanto de la petición como de la documental respectiva, dentro del día hábil siguiente a su presentación. El tribunal intimará por cédula a su presentación, bajo apercibimiento de tener el escrito y la documentación por no interpuesta”.
De tal modo, el proyecto de reforma bajo glosa consagra en forma expresa la figura del letrado depositario de documentos y escritos en papel originales, como solución para la incorporación de tales piezas al expediente electrónico.
Implicancias procesales y prácticas del texto proyectado
Conforme lo hemos expuesto anteriormente, desde nuestro punto de vista, es imperioso -a los fines de alcanzar con éxito y en forma plena la instauración del expediente electrónico- implementar figuras procesales innovadoras. Sin dudas, la del letrado depositario de documentos en soporte papel es una herramienta idónea para tal cometido.
Empero, no descuidamos que la adopción del instituto en cuestión trae aparejadas ciertas implicancias procesales y prácticas que muy posiblemente serán motivo de abordaje jurisprudencial y doctrinario. Analizaremos cada modalidad a continuacion.
Supuesto de escritos en papel firmados por la parte que litiga con patrocinio letrado.
En relación al depósito de escritos judiciales instrumentados en papel y firmados por la parte litigante en forma ológrafa, coincidimos con Camps en cuanto ha sostenido, con agudeza, que el problema de la firma de la parte que actúa por patrocinio encuentra solución -en lugares donde se busca dotar de validez a presentaciones que exceden el mero trámite- mediante la aceptación de escritos digitales hechos por el patrocinante donde se acompañe la copia digital de los escritos en papel firmados por la parte, conservando en custodia el original frente a un eventual desconocimiento[15].
En esta línea, en caso de aprobarse el proyecto de ley de reforma del Código Procesal Civil y Comercial y de Familia, el juzgador -a tenor de lo previsto en el art. 59- deberá constituir en depositario al letrado que actúe en calidad de patrocinante de todo escrito que exceda el concepto “de mero trámite” y que requiera la firma ológrafa de la parte, debiéndose solo ingresar al sistema informático un escrito de idéntico contenido al existente en el plano material (es decir, con todas sus firmas, cargos, tachaduras, enmiendas o cualquier otro aspecto relevante), lo que importará una declaración jurada sobre la correspondencia entre el original y la copia digitalizada que hace las veces de documento electronico.
En efecto, el citado artículo 59 del proyecto comienza diciendo: “Cuando las partes actúen con patrocinio, y no tuvieren un certificado digital propio, el escrito se firmará ológrafamente por el litigante en presencia de su abogado”.
Entonces, es dable aclarar que para poder instrumentar en papel un acto petitorio, deben reunirse determinadas condiciones sobre su materialización, a saber:
- i) el litigante debe actuar con patrocinio letrado,
- ii) la parte debe carecer de un certificado digital propio y
iii) debe tratarse de una petición que necesariamente requiera de la firma ológrafa de esta, es decir, que no pueda ser considerada como “de mero trámite”.
Apreciamos que la norma pone como condición que el escrito sea suscripto por el interesado “en presencia de su abogado”, lo cual en la práctica será -desde luego- difícil de probar, pero que cabe presumir su cumplimiento, siendo carga de quien eventualmente alegue que ello no ha sido así la prueba de tal extremo.
El artículo continúa expresando: “El abogado será el encargado de generar, suscribir e ingresar en el sistema informático de la Suprema Corte un documento electrónico de idéntico contenido al elaborado en formato papel”.
Pues bien, el proyecto coloca en cabeza del letrado patrocinante la carga de generar una copia digital del escrito en papel, para luego firmarlo electrónicamente y presentarlo en la causa a través del sistema de presentaciones electrónicas del Poder Judicial provincial.
Debe tenerse en cuenta que para cumplir con esta futura carga procesal del modo indicado -esto es, que la copia digital del escrito sea de idéntico contenido-, la única manera previsible de logarlo es mediante el escaneo u obtención de una imagen del soporte papel, a fin de obtener una reproducción exacta. No se podrá, en consecuencia, acudir a la metodología actualmente en uso por muchos letrados consistente en “copiar y pegar” el texto del escrito en el procesador del portal web, tildando la opción “Copia Ac. SCBA 3886/18”, puesto que de tal modo carecerá de los elementos formales requeridos por la ley proyectada.
De acuerdo al tercer párrafo del artículo 59, “el ingreso en dicho sistema de una presentación de estas características implica la presentación formal del escrito y la declaración jurada del abogado de que se ha cumplido con lo previsto en el párrafo anterior y, a su vez, la asunción de las obligaciones propias del depositario del escrito firmado en forma ológrafa”.
Tenemos así que el único modo formalmente válido de incorporar una petición que excede el concepto “de mero trámite” de la parte que actúa con patrocinio letrado, será a través del ingreso exclusivo de la copia digital del escrito original firmado por el interesado ológrafamente. No será necesario -en principio- cumplir con ninguna otra actividad procesal para tener por presentado una petición de tal tenor.
Reiteramos que el acompañamiento por el letrado que asiste al litigante de la copia digital en cuestión, importará la declaración jurada de que el abogado ha generado un documento electrónico de idéntico contenido al elaborado en soporte papel, constituyéndose en depositario de este último. Es decir, atendiendo a la naturaleza de declaración jurada que revestirá el cumplimiento de esta manda procesal, el letrado deberá asegurarse que la copia digital que se remita a través del sistema de presentaciones electrónicas sea una fiel reproducción del original en papel, de idéntico contenido.
Sin embargo, en el cuarto párrafo del artículo se contempla la posibilidad de que el tribunal exija la exhibición de la pieza original, en los siguientes términos: “el tribunal puede, de oficio o a pedido de parte dentro del plazo fijado por el artículo 162, segundo párrafo, ordenar la exhibición del escrito en soporte papel, bajo apercibimiento de que la presentación se tenga por no formulada en caso de incumplimiento”.
Ahora bien, establezcamos un supuesto. Un abogado ingresa al sistema la copia digital de un escrito firmado en soporte papel. En principio, tal acto bastaría para tener por presentado válidamente la petición, pero en determinados casos el texto proyectado admite que el tribunal pueda ordenar que se exhiba el original, de oficio o a pedido de parte.
La norma proyectada no aclara ante qué casos podrá requerirse la exhibición del original. No obstante, teniendo en cuenta que la incorporación de la copia digital es suficiente para tener por presentado válidamente el escrito, que el letrado la incorpora asegurando que aquélla es de idéntico contenido al de su original, que la buena fe cabe presumirla y atendiendo a los principios propios del expediente electrónico, estimamos que la exigencia de traer la pieza original debe ser ordenada sólo en especialísimas y justificadas circunstancias -v.gr., sospechas o indicios serios y fundados que indiquen la no correspondencia entre el documento electrónico y el original-, debidamente explicitadas en el auto que así lo disponga.
Para ello será necesario cursar una intimación al letrado, quien se constituyó en depositario del escrito original en papel al ingresar la copia digital al sistema. Y si éste no lo exhibe, la presentación será tenida por no formulada.
Aclaramos que el requerimiento a acompañar el original sólo puede ser realizado “dentro del plazo fijado por el artículo 162, segundo párrafo”. El artículo 162 del proyecto, incluido dentro del capítulo que regula lo atinente a las nulidades procesales, refiere al consentimiento de los actos nulos como impedimento para su declaración de nulidad (subsanación), y el segundo párrafo del mencionado artículo establece que “se entenderá que media consentimiento tácito cuando no se promoviere incidente de nulidad dentro de los cinco (5) días subsiguientes al conocimiento del acto”.
Entonces, considerando la remisión que efectúa el cuarto párrafo del artículo 59 a la previsión contenida en el segundo párrafo del artículo 162, es claro que la exhibición del documento original sólo podrá ser dispuesta, a pedido de parte, si se formulare el requerimiento dentro de los cinco días de haberse tomado conocimiento del ingreso de la copia digital, lo que normalmente ocurrirá, para el caso de los litigantes intervinientes, cuando se provea la petición y se pase la misma a estado “público”. Transcurrido el plazo sin que se haya requerido la presentación del original, caducará la facultad de hacerlo en lo sucesivo para la parte interesada, en tanto tácitamente se habrá consentido la incorporación de la copia y que ésta es de idéntico contenido que el escrito en papel.
La duda que se presenta es si el tribunal también se encontrará atado a tal plazo para ordenar oficiosamente la presentación del original, puesto que la redacción del artículo es equívoca en tal sentido. En una primera aproximación, estimamos que, por aplicación de la regla de la perentoriedad de los plazos y el principio de preclusión procesal, el órgano judicial sólo podrá disponer la intimación únicamente en el período que transcurrirá desde el ingreso de la copia digital hasta su proveimiento, en tanto allí el juez o tribunal habrán tenido oportunidad de evaluar las condiciones de eficacia sobre la pieza en cuestión.
Finalmente, el quinto y último párrafo del artículo 59 indica que “si la exhibición se hubiera tornado imposible y no mediara culpa del depositario, se citará personalmente a la parte patrocinada a fin de que ratifique la autoría de la presentación y, en su caso, se adoptarán otras medidas pertinentes a tales efectos”.
Este apartado hace referencia a la pérdida del escrito original que, por causas ajenas al letrado depositario, impida exhibirlo ante el juez en caso de haberse requerido esto último en los términos y condiciones establecidas en el cuarto párrafo del artículo. Así, la solución que se prevé, consistente en la citación personal del patrocinado para ratificar la autoría de la petición, sólo será admisible en tales circunstancias.
Ahora bien, si mediare culpa del letrado que implicará la imposibilidad de presentar el original, en cambio, la presentación deberá ser tenida por no presentada, de acuerdo a lo contemplado en la última parte del párrafo cuarto del artículo 59.
Ingreso de documentación originariamente generada en papel al expediente electrónico.
En relación a la documentación, el primer párrafo del artículo 113 del proyecto indica que “cada vez que se agregue documentación con una petición, tendrá que adjuntarse exclusivamente su copia digital en el sistema informático implementado por la Suprema Corte de Justicia, quedando los originales temporalmente en custodia de quien los acompañe”.
Acá observamos que, en concordancia con lo previsto para el caso de los escritos en papel, toda documentación que se pretenda incorporar a un expediente judicial deberá hacerse en forma exclusiva mediante la adjunción de su correspondiente copia digital. Asimismo, el ingreso de la copia digital importará la constitución del letrado presentante como depositario de los originales.
El segundo párrafo del artículo 113 también prevé la posibilidad de que el organismo judicial requiera la presentación de los originales, en los siguientes términos: “el tribunal tendrá la facultad de requerir, de oficio o a pedido de parte, y por resolución fundada, la documentación original en cualquier estado del proceso, lo que se notificará por cédula”.
De la lectura de la proyectada disposición, se advierte que el requerimiento puede ser motivado de oficio o a pedido de parte, y aquí expresamente se precisa que deberá serlo únicamente mediante resolución fundada. La mención que se efectúa al modo de notificación (por cédula) resulta ociosa, pues por tratarse en esencia de una intimación deberá practicarse necesariamente por cédula, conforme el artículo 128 inciso 5 del texto proyectado.
También se constata que, a diferencia de lo previsto para el supuesto de los escritos en papel, la exhibición de la documentación original podrá ser ordenada “en cualquier estado del proceso”, lo que implica que el presentante deberá conservar aquélla durante todo el tiempo que insuma la tramitación de la causa, lo que impone extremar las medidas para su conservación.
Obviamente, ante el eventual apartamiento del profesional de la asistencia letrada de la parte interesada, deberán arbitrarse las medidas pertinentes en lo que respecta a la continuidad de la obligación como depositario de la documentación original, previéndose su entrega a la parte o bien al profesional que le suceda en la función mediante la instrumentación correspondiente.
De acuerdo al tercer párrafo del artículo 113, “se tendrá por no presentado el documento si no se acompañara en el plazo establecido por el tribunal según el párrafo anterior”.
Se trata de la consecuencia que se proyecta para el caso de que se incumpla con la intimación a acompañar los originales de la documentación ingresada en copia digital. La solución es clara: si no se exhibe el documento original en papel, se tendrá por no presentada.
Consideramos de vital importancia precisar que más allá de la referencia al plazo que efectúa el tercer párrafo del artículo para el cumplimiento de la intimación, lo cierto es que aquél no es mencionado ni precisado en el resto del artículo, por lo que deberá estarse al plazo genérico de cinco días previsto en el segundo párrafo del artículo 146 del proyecto, sin perjuicio del menor que pudiera corresponder en atención a la naturaleza del trámite que se le imprima a la causa.
Responsabilidad civil del letrado depositario
Evidentemente, la pérdida por parte del profesional de un escrito o documento dado en depósito, en especial cuando su presentación o exhibición al juez sea indispensable para la solución de un caso, puede generar variados daños a su cliente; los más evidentes son la pérdida de chances, los gastos y costas del proceso y el presumible menoscabo extrapatrimonial.
En efecto, la impericia de un abogado en el cuidado de un instrumento, ejercida en el ámbito de un trámite judicial, tiene entidad suficiente para generar una “indefensión” en el cliente perjudicado, puesto que éste se encontrará impedido de alguna posibilidad de tipo judicial, incluso la de obtener una sentencia favorable a sus intereses, privándolo de su pretensión.
Ahora bien, como señalamos desde el principio de este trabajo, no debemos olvidar que el depósito judicial no tiene naturaleza contractual, y tal precisión no es ociosa en tanto en estos supuestos el factor de atribución de la responsabilidad será subjetivo y sustentado fundamentalmente en la noción de culpa[16].
Por ello, frente a la eventual pérdida o deterioro de los instrumentos objeto del depósito judicial, deberá evaluarse la conducta del letrado depositario teniendo en cuenta si omitió la diligencia debida según la naturaleza de la obligación y las circunstancias personales de aquél, el tiempo y el lugar.[17]
A su vez, la responsabilidad del letrado depositario podrá ser excluida o limitada por la incidencia de un caso fortuito o fuerza mayor, o del hecho de un tercero por quien no se debe responder, siempre que este último reúna los caracteres del caso fortuito[18].
Con todo, las relevantes consecuencias dañosas que podrían eventualmente derivar de la pérdida o deterioro de los instrumentos originales que se pusieren en custodia del abogado, daría sustento a la necesidad de contar con un seguro de responsabilidad civil profesional, que ampare los reclamos a consecuencia de actos erróneos u omisiones cometidos en el marco de la prestación de sus servicios profesionales -entre los que cabe incluir la guarda y conservación de documentos judiciales-, que cubran tanto la actuación personal del letrado como la de sus empleados y/o dependientes que se desempeñen bajo su supervisión.
Alternativas ante la pérdida de instrumentos originales: posibilidad de reconstrucción. Deber de buena fe y colaboración. Subsistencia del proceso. Propuestas de modificaciones.
En la medida de que la totalidad de las constancias documentales del expediente se encuentren instrumentadas en soporte electrónico, la pérdida de los instrumentos originales en papel no debería generar -en principio- mayores complicaciones al trámite procesal.
Recordemos en este punto que las copias digitales remitidas a través del sistema de presentaciones electrónicas del Poder Judicial bonaerense son documentos electrónicos signados electrónicamente por el remitente.
En primer lugar, y en cuanto a las copias digitales de los escritos en papel, es preciso tener en cuenta que una vez que se incorporen a la causa y transcurra el plazo contemplado en el artículo 59 del proyecto, no podrá requerirse en lo sucesivo la exhibición del original, en tanto mediará consentimiento tácito en relación a la correspondencia del contenido entre el original y su copia digital.
Así, la copia digital del escrito quedará definitivamente anexada al expediente electrónico, siendo irrelevante -a los fines procesales de la causa a la que se refieran- la eventual pérdida o extravío del original; ello, claro está, sin perjuicio de otras responsabilidades que pudieran derivarse por la pérdida del documento en papel suscripto por la parte, y que valoramos ajenas al marco de este trabajo.
En segundo lugar, vislumbramos que lo problemático, en su caso, será determinar lo atinente a la “autenticidad” de las copias digitales de los documentos originariamente generados en papel, pues debemos recordar que en estos casos su exhibición podrá ser requerida en cualquier estado del proceso.
Es necesario tener presente una obviedad: el letrado que presenta una copia digitalizada de un documento en soporte papel no es fedetario y, por consiguiente, mal puede certificar que el contenido del documento electrónico resultante se corresponde al del documento original digitalizado.
La presentación de la copia digital de un documento en papel, no es más que una declaración jurada que el letrado, esto es, una manifestación unilateral, que surte efectos ante la autoridad judicial y que se presta bajo juramento de decir la verdad, afrontando la responsabilidad en relación a la eventual insinceridad de lo expuesto.
Esto hace que el contenido de la declaración sea tomado como cierto, hasta que se demuestre lo contrario y, partimos de la base, que tal presunción de veracidad ayuda a agilizar el trámite, erigiendo al letrado en un verdadero colaborador del juez y haciendo operativa la presunción de la actuación de buena fe, probidad y lealtad.
Empero, aquélla declaración jurada unilateral oportunamente efectuada por el letrado acerca de la correspondencia positiva entre el soporte digital ingresado al expediente y el soporte en papel, carecerá de toda eficacia procesal en el marco del proceso si no es posible exhibir el original frente al requerimiento concreto que eventualmente se le curse al letrado depositario.
Es decir que, cuando se trata de documentación – conforme el texto proyectado – no se aplicarán las mismas reglas que para el caso de los escritos judiciales, en la medida en que los originales podrán requerirse “en cualquier estado del proceso”; no operará aquí el principio de preclusión.
Por ello, ante la imposibilidad de presentar la documentación original, por cualquier causa y sin perjuicio de la responsabilidad civil en la que pudiera incurrir -o no- el letrado depositario, no existirán alternativas, debiéndose aplicar -a tenor literal de la manda- la sanción prevista de tenerse por no presentado dicho documento, sin posibilidad de subsanación.
Estimamos que el artículo proyectado debería ser modificado, en tanto existen alternativas que podrían contemplarse ante la eventualidad de que la documentación original se pierda una vez ingresada su copia digital al expediente, preservando el proceso y resguardando el derecho de los litigantes.
Así, bien podría seguirse el mismo temperamento que el previsto para el caso de los escritos judiciales firmados ológrafamente por la parte, o bien acudir a la certificación de las copias digitales por parte del secretario del órgano judicial, tal como se ha contemplado en otras jurisdicciones (v.gr., el caso de la provincia de San Luis que trataremos de manera subsiguiente).
La recepción de la figura en otras jurisdicciones. El caso del Poder Judicial de la Provincia de San Luis
A modo comparativo, nos permitimos hacer referencia a la regulación que en la materia ha aplicado la provincia de San Luis, en donde en el año 2017 se dio el puntapié inicial en la constitución plena de la figura del letrado depositario judicial.
El Reglamento General de Expediente Electrónico (Acuerdo N° 61/17) estableció como principio general en su artículo 18 que “no se recibirán presentaciones de los profesionales abogados en los expedientes, que no sean ingresadas por medios electrónicos”, aclarando luego que “en ningún caso será necesario la presentación de ejemplares impresos”.
Específicamente, y en torno a los escritos judiciales, el artículo 20 establece que “para el caso de ingreso de escritos firmados por la parte con patrocinio letrado, el patrocinado deberá firmar con su certificado digital de ciudadano. Si la parte no contase con firma digital de ciudadano, el abogado confeccionará el documento, lo imprimirá, lo hará firmar en su presencia por el patrocinado, y subirá al sistema ambas versiones del documento: el original y la imagen digitalizada del papel firmado. El profesional asume el carácter de depositario judicial de los documentos que ingrese bajo la modalidad señalada precedentemente, con cargo de presentar los originales que haya digitalizado cuando se lo requiera el magistrado competente”.
Dicho artículo es erigido en clara alusión al uso de la herramienta denominada CIPE (Cédula de Identidad Provincial Electrónica), mediante la cual las partes pueden suscribir piezas judiciales conjuntamente con sus letrados patrocinantes, obviándose en este caso la necesariedad de la figura del letrado depositario judicial de escritos.
Ahora bien, lamentablemente y como muchas veces sucede, la práctica profesional se encausa por una senda diferente. Es que la gran mayoría de los litigantes de esta jurisdicción digitalizan las piezas papelizadas donde constan tanto sus firmas como patrocinante y, necesariamente, la del patrocinado. Luego, se sucede el ingreso de la digitalización vía sistema web y, por último, el juzgador procede a constituir al abogado como depositario judicial de dichos actos petitorios.
Respecto al ingreso de documentación, el artículo 29 del citado cuerpo normativo determina: “…En todos los casos, luego de ingresarse la digitalización de documental, los originales deberán presentarse en el plazo de un día hábil, a contar desde el cargo electrónico de la presentación, en la Secretaría del Juzgado. El Secretario, comprobada la correspondencia con los documentos electrónicos agregados al expediente, dejará constancia en el expediente de tal circunstancia y reservará provisoriamente los originales. Posteriormente, una vez vencido el traslado a la contraria o resuelta la eventual impugnación, se devolverán los documentos, debidamente visados por el Actuario, al presentante. Este deberá retirarlos y recibirlos en carácter de Depositario Judicial con cargo de presentarlos nuevamente, en caso de que lo requiera el Magistrado competente, o deba efectuarse pericia o reconocimiento. El incumplimiento de esa carga dará lugar a las responsabilidades civiles y penales de Ley. La demora en la presentación de los originales configura una conducta que habilita a los Sres. Magistrados para el uso de las facultades ordenatorias que establece el art. 36, inc. 1º del Código de Procedimientos Civil y Comercial, como así de la potestad correctiva que regulan los arts. 30 y 31 de la Ley Orgánica IV- 0086-2004″. b) Cuando las características de los documentos impidiesen su digitalización, podrán presentarse directamente ante la Secretaría correspondiente, quien informará al Magistrado en caso de que la imposibilidad sea absoluta, para la adopción de las medidas de resguardo pertinentes”.
En resumidas cuentas, cuando el letrado ingresa la demanda digitalizando la documentación acompañada deberá, posteriormente, presentar la misma para su cotejo y reserva provisoria por Secretaria del órgano jurisdiccional. Una vez evacuado el correspondiente traslado por la contraria, o zanjada la impugnación eventualmente incoada, deberá ser restituida dicha documentación al letrado constituyéndoselo como depositario judicial (y, aclaramos, sin efectuarse distinción alguna sobre el carácter de la misma).
Vemos así que, a diferencia del proyecto de reforma perteneciente a la provincia de Buenos Aires, en San Luis se avizora una “protección” mayor que frente a la pérdida o extravío de la documentación por parte del letrado, que bien podría replicarse en el ámbito bonaerense.
Y si bien la manda puntana establece sanciones aplicables para el supuesto de pérdida de instrumentos, éstas son -en la práctica- únicamente aplicables para casos extremos, por ejemplo, cuando el documento original deba ser peritado u objeto de reconocimiento.
Para los demás supuestos, deviene suficiente la certificación efectuada por el Secretario conforme sus atribuciones para otorgar fe pública, a efectos de proseguir eficazmente con el trámite judicial.
Conclusiones
Los operadores del sistema (internos y externos, “de un lado y otro de la pantalla”) debemos tomar severa conciencia de estos nuevos paradigmas y, en tal sentido, proyectar de manera eficaz la total digitalización de los documentos a fin de incorporarlos al expediente electrónico.
En esa senda, a través del análisis esbozado, hemos vislumbrado los lineamientos necesarios para caracterizar la figura del letrado depositario judicial, conjuntamente con sus modalidades, sus responsabilidades aparejadas y las implicancias prácticas que devendrán en caso de que se apruebe la reforma del rito civil y comercial provincial. Algunas de ellas, vale aclarar, tienen hoy en día operatividad en tanto numerosos órganos judiciales ya se encuentran instrumentando tal herramienta.
Valoramos positivamente la consagración expresa de tal figura procesal. Es que ante la ausencia actual de difusión masiva de la firma digital -a la ciudadanía en general, y a las reparticiones públicas y entidades privadas en particular- concebimos al letrado depositario judicial como la única posibilidad de sortear la problemática de la digitalización de escritos o documentos que hubieran tenido su génesis en el soporte papel, en pos de consagrar un verdadero expediente electrónico.
Precisado lo anterior, estimamos necesario otorgar una mayor protección a la figura del letrado depositario judicial de documentos específicamente, teniendo en cuenta que la actual redacción del proyecto de reforma no brinda soluciones eficaces ante la pérdida del instrumento, cuando éste sea requerido para su exhibición, con sanciones gravosas que provocan la pérdida de importantes derechos al litigante perjudicado, que solamente deberían ser reservadas para casos verdaderamente excepcionales en donde la exhibición del original sea imprescindible.
Así, la adopción de un régimen similar al de la provincia de San Luis, dotaría de seguridad jurídica a la tramitación del expediente electrónico judicial, mediante la certificación actuarial de las copias digitales de estos instrumentos a fin de ser incorporados como documentos electrónicos idóneos y suficientes para la solución del caso, aventándose el riesgo que implica la eventual imposibilidad de agregarse los originales en papel.
Esa suerte de “salvavidas” reduciría a un mínimo los casos donde puedan tener lugar planteos de mala praxis profesional, originados en la consecuente pérdida de derechos del litigante, como lo hemos analizado.
Para concluir, señalaremos que coincidimos plenamente con Quadri en tanto ha sostenido que “…muchas veces incluso las normas legales que implementan cambios en el proceso también resultan asistemáticas … pues no funcionan en armonía con el resto del ordenamiento. Todos estos problemas sistémicos, en definitiva, terminan impactando en el quehacer cotidiano, porque muchas situaciones quedan en una situación de intersección, poco definida, y atrapadas en un contexto normativo superpuesto, con escasa claridad. Lo que, a la postre, incide -por un lado- en el ejercicio de la defensa en juicio de las partes y en el derecho a trabajar -en condiciones razonables- de los abogados.[19]
[1] Expediente A-1-2019/2020. Proyecto del Poder Ejecutivo. Ingresado el 14/03/2019.
[2] Conf. Cám. Civ. y Ccial. de Junín, en autos “Dorronzoro, Juan Antonio y ot. c/ Buratovich Hnos. SACAFIT y otro s/ Daños y perjuicios”, sent. del 26/08/2008.
[3] LORENZETTI, Ricardo L., Código Civil y Comercial de la Nación comentado, Edit. Rubinzal-Culzoni, Buenos Aires : 2014. T. VII, p. 169.
[4] OSCÁRIZ, Marco, El contrato de depósito (estudio de la obligación de guarda), 1ra. ed., Bosch, Barcelona, p. 199.
[5] Conf. art. 1.358, CCyC.
[6] Precisábamos también que lo expuesto no debía llevarnos a pensar que se pretendía atribuir al letrado potestades de fedatario, pues no está legalmente facultado para ello. El abogado no certifica ni da fe del contenido de esas copias, sino que tan sólo se trataba de reconocerle su función como colaborador del juez y de la justicia de acuerdo a la normativa que rige el ejercicio profesional. Ver BIELLI, Gastón E. – NIZZO, Andrés L., Validez jurídica de los documentos digitales adjuntos en el sistema de notificaciones y presentaciones electrónicas de la provincia de Buenos Aires. Publicado en elDial.com. el 04/04/17. Cita: elDial DC22BD.
[7] Concretamente el segundo párrafo del art. 4 del Reglamento para la notificación por medios electrónicos (aprobado mediante Ac. 3845/17 S.C.B.A.), textualmente dispone que “cuando la legislación imponga que la comunicación se curse con copias, esa carga sólo se tendrá por cumplida mediante su acompañamiento en soporte digital junto con la cédula electrónica. Dicha adjunción importará una declaración jurada sobre su autenticidad”.
[8] Cám. Civ. y Ccial. de Azul, Sala Primera, en autos “Fabián Eduardo y otro c/ Duliere Teodoro s/ Prescripción adquisitiva larga”, sent. del 07/03/2017. Comentario a fallo efectuado en BIELLI, Gastón E. – NIZZO, Andrés L., Derecho Procesal Informático, Edit. La Ley. Buenos Aires : 2017, p. 171.
[9] Emitido con fecha con fecha 8 de marzo de 2017.
[10] La Acordada dictada por el Tribunal, en su artículo 1, en definitiva, estableció: “A los fines previstos en el artículo 56 inc. “c” de la ley 5177 (texto según ley 13.419), se considera de “mero trámite” todo acto que sirva para activar el proceso, por el que no se controviertan o reconozcan derechos. Con respecto a las presentaciones realizadas en un expediente judicial, se consideran como de mero trámite todos los escritos con excepción de: 1) La demanda, su ampliación, reconvención y sus contestaciones, así como la primera presentación en juicio en la que se peticione ser tenido por parte; 2) La oposición y contestación de excepciones; 3) El planteo y la contestación de incidentes, y, en general, las peticiones que requieran sustanciación entre las partes previo a su resolución, así como sus respectivas contestaciones; 4) El desistimiento, la transacción y el allanamiento, así como todas las presentaciones que importen abdicar derechos procesales o sustanciales, o cuando la legislación exija otorgamiento de poder especial. Quedan incluidas en esta noción la formulación de posiciones en la prueba confesional y el consentimiento expreso de resoluciones judiciales; 5) Los escritos de interposición, fundamentación y contestación de recursos; 6) La solicitud de medidas cautelares, así como los pedidos tendientes a su levantamiento o modificación y sus respectivas contestaciones.”
[11] Dictado el día 15 de marzo de 2018, a través de dicho Acuerdo se aprobó el nuevo Reglamento para las presentaciones por medios electrónicos, que rigió, de manera obligatoria, el modo en que habrá de operar el Sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas a partir del día 1 de junio de ese mismo año.
[12] En oportunidad de analizar el texto del Reglamento aprobado por la Acordada S.C.B.A. 3886/18, lamentamos por la pérdida de una valiosa chance de avanzar un poco más hacia la adopción del expediente electrónico, no logrando comprender la estricta necesidad de imponer la carga al interesado de acompañar la documentación original en papel dentro del siguiente día hábil de formulada la presentación, cuando bien podría haberse sustituido ello constituyendo al remitente como depositario de los originales, con carga de arrimarlos al expediente ante la primera intimación del organismo, ya sea de oficio o bien a pedido de parte. Ver BIELLI, Gastón E. – NIZZO, Andrés L., «El nuevo régimen de presentaciones electrónicas», LLBA, 2018 (abril), 1, cita online: AR/DOC/602/2018.
[13] Ordoñez sintetiza excelentemente esta cuestión al sostener que en ese atolladero, hay órganos jurisdiccionales que utilizan un concepto de documentación original amplísimo, y obligan a las partes a traer físicamente (soporte papel) al expediente, todo tipo de documentación (original o copia) o instrumentos (oficios, cédulas, edictos, comprobantes, boletas, facturas, constancias, poderes, etc.); hay quienes intiman a presentar únicamente originales; hay quienes distinguen entre documentación a los fines probatorios, de aquella que no lo es, relativizando el acompañamiento de esta última; hay quienes optan por no pedir ningún tipo de documentación original, convirtiendo al presentante en depositario de la misma; hay quienes prefieren utilizar opciones intermedias o sui generis, combinando cualquiera de las situaciones expuestas. Ver ORDOÑEZ, Carlos J., Documentación física y proceso electrónico. un terreno sinuoso para la práctica forense bonaerense. Publicado en La Ley Buenos Aires. Suplemento de octubre 2018. Cita Online: AR/DOC/2075/2018.
[14] El art. 112 del proyecto prevé textualmente: “Escritos de mero trámite. Se consideran de mero trámite todos los escritos excepto los siguientes: 1) La demanda, su ampliación, reconvención y sus contestaciones, así como la primera presentación en juicio en que se peticione ser tenido por parte. 2) La oposición y contestación de excepciones. 3) El planteo y la contestación de incidentes, y, en general, las peticiones que requieran sustanciación entre las partes previo a su resolución, así como sus respectivas contestaciones. 4) El desistimiento, la transacción, y el allanamiento, así como todas las presentaciones que importen abdicar derechos procesales o sustanciales, o cuando la legislación exija otorgamiento de poder especial. Quedan incluidas en esta noción la formulación de posiciones en la prueba confesional y el consentimiento expreso de resoluciones judiciales. 5) Los escritos de interposición, fundamentación y contestación de recursos. 6) La solicitud de medidas cautelares, así como los pedidos tendientes a su levantamiento o modificación y sus respectivas contestaciones”.
[15] CAMPS, Carlos E. (Director), Tratado de derecho procesal electrónico. Editorial La Ley. Buenos Aires. 2019. T. I. Capítulo: El Derecho Procesal Electrónico, la pretensión informática y la eficacia del proceso. p. 78.
[16] Art. 1.721, CCyC.
[17] Ahora bien, en qué supuestos específicos se considerara que hubo culpa del letrado interviniente y en cuales no, será una cuestión de hecho que deberá evaluarse en cada caso concreto atendiendo a las circunstancias particulares.
[18] Arts. 1.730 y 1.731, CCyC.
[19] QUADRI, Gabriel H., Cavilaciones acerca de la notificación por medios electrónicos, JA 2014-IV, 1372; El Sistema de Notificaciones Electrónicas en funcionamiento (y comenzando a crujir), Base de datos MJ-DOC-7421-AR comentando la sentencia dictada por la Corte Suprema en autos “Duarte, María Laura c/ Greco, Rodolfo Aurelio y otros” (Fallos 338:508) referente a la falta de constitución de domicilio electrónico y De copias digitales y excesos rituales (a propósito de un fallo de la Corte Suprema), elDial.com – DC218A, comentando la sentencia dictada por la Corte Suprema en autos “Bravo Ruiz Pablo c. Martocq, Sebastián Marcelo y otros s/ daños y perjuicios” (Fallos 339:635)
