El sistema de gestión judicial bonaerense “Augusta”, su evolución e incidencia en la concepción clásica del expediente. Nuevos desafíos e interrogantes procesales
Por Carlos Jonathan Ordoñez
- Introducción
El Sistema Informático de Gestión Asistida Multifuero (GAM) fue creado con la finalidad de dotar al poder judicial de la provincia de Buenos Aires, de una plataforma informática única e integral, que permita homogeneizar la gestión administrativa diaria de las causas, ello con miras de brindar un mejor y más eficiente servicio de justicia.
A tal efecto, se estandarizaron parámetros de carga en el sistema, procurando la uniformidad de información así como facilitar la confección de estadísticas, el control de gestión y la previsión de otras herramientas técnicas que coadyuven a un mejor funcionamiento.
Desde sus primeros pasos, el sistema presentó una evolución progresiva y constante, tomando cada vez mayor protagonismo en el proceso a través de la incorporación de nuevas funcionalidades y de su interacción con otras plataformas conexas (vgr. Mesa de Entradas Virtual y Portal de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas).
Sin embargo, desde el plano jurídico, este importantísimo proceso interno de cambio no género mayores preocupaciones en los estrados judiciales, ni despertó curiosidad en los operadores del derecho, quienes permanecieron ajenos a estas modificaciones acaecidas en el seno de la administración de justicia bonaerense y continuaron enceguecidos por la trama del papel, atados y pendientes de un viejo y clásico aforismo jurídico “lo que no existe en el expediente, no existe en el mundo”. De esta manera, el Sistema Informático de Gestión Asistida Multifuero (GAM), en la medida que no gravitaba en la resolución de los expedientes judiciales, permaneció oculto frente a sus ojos.
Con el correr del tiempo, fruto del continuo desarrollo del sistema y del creciente protagonismo que le fue dando el Máximo Tribunal Provincial, dejó de ser un mero programa de recolección y gestión de datos para convertirse hoy en día en algo muchísimo más relevante y con plena incidencia en el proceso, cuyos alcances y nuevas preocupaciones trataremos de esquematizar en el presente.
- El uso obligatorio del Augusta y su evolución
El Sistema Informático de Gestión Asistida Multifuero (GAM)[i], más conocido entre nosotros como “Augusta”, es la plataforma digital oficial del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, para la administración de los expedientes que tramitan por ante los Fueros Civil y Comercial, de Familia, Contencioso Administrativo, Laboral y de Paz, tanto en primera instancia, instancia única, Cámaras de Apelación y Suprema Corte.
Su uso es obligatorio en toda la provincia y exige como contrapartida, la carga ineludible de todos los datos exigidos por el sistema, siendo responsabilidad del Secretario o de su reemplazante legal el control de la exactitud, veracidad y actualización de la información y del cumplimiento de los procedimientos para la operación del mismo.
El sistema debe mostrar todos los movimientos del expediente y su estado, obviamente con las limitaciones propias del actual modelo papelizado, siendo imperativo ingresar cualquier variación o modificación en la causa, desde una nueva resolución, hasta el libramiento de una cédula u oficio, o el préstamo del expediente, entre otros.
Mediante el mismo se logró avanzar a paso firme en el proceso de informatización de la justicia y de digitalización del proceso, brindando una poderosa y estandarizada herramienta de trabajo a los operadores internos y externos del sistema judicial, mejorando de sobremanera la gestión diaria de expedientes, la recolección de datos de interés y la interacción remota con el proceso.
Este sistema, fue el puntapié inicial, de una clara, tenaz y ambiciosa política del Máximo Tribunal Provincial de ir introduciendo paulatinamente el uso de las nuevas tecnologías en el proceso, en el entendimiento de que las mismas son imprescindibles para brindar un mejor y más eficiente servicio de justicia, reduciendo los tiempos del proceso y facilitando el acceso a la información, en cumplimiento de la manda contenida en el art. 17 de la Constitución Provincial.[ii]
A través de constantes actualizaciones del sistema, y de diversos acuerdos y resoluciones, el Más Alto Tribunal fue sentando las bases necesarias para tal fin, dentro las cuales podemos mencionar las siguientes:
- La Res. 812/07 (SJJ) avaló la informatización de los libros de entrada de expedientes, sustituyendo el registro manual, en tanto no contraviene ninguna reglamentación ni norma vigente, resultando aplicable por igual para la totalidad de los libros que llevan los organismos jurisdiccionales, con excepción de aquellos que por sus características y requerimientos formales, deben mantenerse conforme lo regulado por el Acuerdo 2514;
- La Res. 3374/09 dispuso la integración de una “Comisión de Análisis y Revisión de Funcionalidades del Sistema Augusta”, para el estudio de la pertinencia de los requerimientos que realicen los órganos jurisdiccionales atinentes a funcionalidades o parámetros a ser agregados o modificados conforme surja del uso masivo del Sistema de Gestión propio;
- El Ac. 3540/11 aprobó el Reglamento para la notificación por medios electrónicos;
- La Res. 3864/11 extendió el uso de las comunicaciones por vía electrónica para la apertura de cuentas, pedidos de informe de saldos bancarios, libramiento de giros, órdenes de pago y toda otra comunicación que deban establecer con las diversas sucursales del Banco de la Provincia de Buenos Aires;
- La 122/12 (SPL) reemplazó los Libros de Audiencias de los Tribunales de Trabajo, por los registros que efectúa cada órgano jurisdiccional en el Sistema Augusta, y la consulta pública de los mismos desde la página web de la Suprema Corte de Justicia;
- La Res. 3415/12 aprobó el Protocolo para Presentaciones Electrónicas;
- La 3209/13 oficializó el uso del sistema en los fueros Civil y Comercial, de Familia, Contencioso Administrativo, Laboral y de Paz de la «Jurisdicción Administración de Justicia». Estableciendo obligaciones de uso, carga y de procesamiento de datos, y la asistencia permanente de las dependencias judiciales por parte de las delegaciones de informática departamentales;
- La Res. 2234/14 dejó establecido que el derecho a la información de litigantes y letrados en relación a las causas que tramiten por ante cualquiera de los órganos jurisdiccionales de la provincia de Buenos Aires queda efectivamente asegurado a través de la Mesa de Entradas Virtual, disponible en el sitio Web del Tribunal;
- El Ac. 3733/14 dispuso que las notificaciones, comunicaciones y presentaciones de cualquier índole que deban llevarse a cabo entre los órganos de la Jurisdicción Administración de Justicia que se detallan en el artículo siguiente, los letrados, los auxiliares de justicia, los entes públicos, provinciales y municipales, y del Estado Nacional, siempre que no requieran la remisión del expediente, se realizarán conforme las disposiciones del Acuerdo N° 3540 y Resolución N° 3415/12;
- La Res 333/15 oficializó el uso del Sistema «Augusta» en los organismos de los fueros penal y de responsabilidad penal juvenil de todas las instancias con excepción de los Juzgados de Garantías y de los Juzgados de Garantías del Joven, haciendo extensivas a los mismos las disposiciones previstas en la Resolución N° 3209/13.
- El Ac. 3845/17 aprobó el nuevo «Reglamento para la notificación por medios electrónicos», que se aplicará en forma obligatoria a todos los procesos en los que rija el régimen de notificaciones previsto en el Libro I, Título III, Capítulo VI del Código Procesal Civil y Comercial de la Provincia;
- La actual incidencia del Sistema Augusta en la concepción clásica del expediente
Vimos que el Sistema Informático de Gestión Asistida Multifuero (GAM), fue creado como una plataforma digital para tramitar y almacenar datos de procesos judiciales, pero las sucesivas reglamentaciones del Superior le fueron dando otra impronta, transformando la concepción clásica del expediente que teníamos hasta ese momento.
El expediente judicial históricamente fue asociado al papel, caracterizándose por ser un compilado físico, secuencial y público de escritos, documentos, actuaciones y resoluciones judiciales.
Fenochietto, lo define como el instrumento público resultante de confeccionar, en forma de legajo las distintas actuaciones de las partes y del órgano judicial.[iii]
Hoy en día en la provincia de Buenos Aires el significado es mucho más amplio, el expediente físico ya no es la única forma de materialización del proceso, sino que además coexiste con la plataforma digital bajo examen, donde día tras día el expediente nace, crece y se desarrolla hasta llegar a su fin.
Si bien todavía estamos muy lejos del utópico expediente digital, actualmente tenemos un proceso al que podríamos denominar “parcialmente digitalizado”, donde subsiste plenamente la compilación física de actuaciones de las partes y del órgano judicial, pero con ciertas particularidades dadas por la forma de exteriorización de los actos procesales.[iv]
Los actos procesales del órgano son representados en el proceso a través de documentos físicos, pero a su vez son reproducidos en formato digital mediante su ingreso al sistema de gestión. Algo similar ocurre con los actos de las partes instrumentados a través de escritos electrónicos.
Estas vicisitudes permiten diferenciar distintas categorías de actos procesales en el proceso bonaerense:
- Actos procesales documentados en soporte físico;
- Actos procesales documentados en soporte físico y reproducidos en formato digital;
- Actos procesales documentados en formato digital y reproducidos en soporte físico;
- Actos procesales documentados en formato digital y no reproducidos;
Dentro de los primeros encontramos a todos aquellos que se materializan sólo de manera física en el expediente (vgr. escritos en soporte papel), es decir que su contenido no se informatiza, ni se ingresa al sistema, de modo tal que sólo puede ser consultado en forma presencial a través de la lectura de la causa.
Los segundos, son todos aquellos que se materializan de manera física en el expediente, pero que a su vez son digitalizados para su posterior tratamiento informático (vgr. las resoluciones judiciales, cuya carga es obligatoria en el Sistema Augusta). Entonces, existen en el proceso tanto de forma física como electrónica, y pueden ser compulsadas de manera presencial y/o remota a través del sistema o de la Mesa de Entradas Virtual.
Los terceros, son actos procesales documentados en formato electrónico, pero que son reproducidos en soporte papel para permitir su incorporación física al expediente. Es el claro ejemplo de las presentaciones electrónicas admitidas por la Res. 1827/12 y 3415/12 (vgr. escritos electrónicos, oficios electrónicos, mandamientos electrónicos, etc.), las cuales una vez aceptadas ingresan al sistema y son impresas por el órgano jurisdiccional para ser agregadas a la causa. Ergo, pueden ser constatados de forma personal o virtual.
Los cuartos, son actos procesales documentados en formato electrónico y que no ingresan de manera física al expediente. Es el claro ejemplo de las notificaciones electrónicas regladas por el Ac. 3845/17, que son enviadas de forma digital y contienen una prohibición expresa de impresión de comprobantes para ser agregados al expediente (art. 6, penúltimo párrafo). La única opción que tienen los interesados es verificar el sistema para saber si la comunicación efectivamente se llevó a cabo.
Resumiendo lo expuesto, podemos afirmar que la plataforma digital “Augusta” hoy en día se ha convertido en una nueva forma de materialización del proceso bonaerense y consecuentemente, de los actos procesales de las partes y del órgano jurisdiccional.
- Nuevos desafíos e interrogantes procesales
El proceso descripto precedentemente nos depara desafíos procesales de distinta índole y da pie a nuevos interrogantes, a saber:
¿Qué validez cabe atribuirle a la reproducción digital de un acto procesal documentado en soporte físico? ¿Es necesario contar el documento que les dio origen o una copia certificada de este?
Supongamos que tengamos que promover un incidente de ejecución de sentencia o de honorarios ¿bastara con una mera impresión del sistema o de la MEV, que por imperio reglamentario debe ser fidedigna con la resolución física digitalizada? o ¿Alcanzara con la simple invocación de su existencia, que puede ser fácilmente constatable de manera remota?
Las mismas dudas se nos presentan en aquellos casos que tengamos la intención de acreditar algún extremo de nuestro interés, pero que se encuentre materializado en otro expediente (vgr. una declaratoria de herederos, una designación judicial, la existencia de un expediente, entre muchísimos otros). ¿Puedo recurrir al reenvió al sistema o acompañar una simple impresión?
Por otro lado, ¿Qué fuerza obligatoria es dable conferirle al soporte físico de un acto procesal documentado en formato digital? ¿Su copia impresa es autosuficiente?
Imaginemos que necesitemos probar la existencia y el contenido de un escrito electrónico efectuado en otro expediente ¿Cómo deben ser incorporados al proceso?
El abanico de posibilidades es muy amplio, podría pedirse la remisión de la causa, un oficio requiriendo una certificación actuarial del mismo, o solicitarse un reconocimiento en el sistema o simplemente presentar una impresión de dicho escrito ¿Cuál elijo?
Continuando en ese sendero, ¿Cómo se prueban los actos procesales documentados en formato digital y no reproducidos?
A la inversa de lo que ocurre con los actos documentados en soporte físico, los representados en formato electrónico no necesariamente se materializan en el expediente, sino que en algunos casos quedan alojados solamente en el sistema. Tal es el supuesto de las notificaciones electrónicas, donde para corroborar la temporaneidad de una presentación ya no hay que recurrir al informe físico e ininteligible del oficial de justicia, sino que muy por el contrario, hay que ingresar al sistema. Desde “Augusta” se puede chequear qué día se envió una notificación electrónica, a qué hora e incluso si la misma fue leída por el destinatario. Esa información solo está disponible en el sistema o en el portal de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas.
Entonces, ¿Cómo hago para probar que una regulación de honorarios fue debidamente notificada en forma electrónica? ¿Tengo que presentar una certificación escrita? ¿Es suficiente la mera invocación o reenvió al sistema?
Y los interrogantes no se detienen aquí, sino que aumentan a la medida que estimulamos nuestra imaginación y nos representamos las diversas hipótesis que se puedan dar en la rutina tribunalicia.
¿Cuáles son las respuestas a estos interrogantes?
Sin dudas que no existe una respuesta uniforme y generalizada aplicable a todos los supuestos esbozados, sino que habrá que estarse a cada caso en particular, analizando los institutos en juego y los principios rectores que resulten aplicables por imperio legal, reglamentario o jurisprudencial.
Un tema a considerar indefectiblemente es la ley de firma digital nro. 25.506 que nos brinda definiciones legales de suma utilidad, tales como que se entiende por firma digital[v] o por documento digital[vi], y cuál es la eficacia y los efectos[vii] que la ley les reconoce.
Los escritos electrónicos en la justicia bonaerense poseen firma digital y se encuentran alcanzados por la citada normativa y por la reglamentación particular emanada del Máximo Tribunal (Res. 1827/12 y 3415/12).
Las actuaciones del órgano judicial que se encuentran digitalizadas e ingresadas en el sistema, son documentos electrónicos en los términos previstos por la ley 25.506, que satisfacen el requisito de escritura, aunque no otros requisitos previstos por el ordenamiento ritual (vgr. firma de juez –arts. 160, 161, 163 y concs. CPCC-).
En ese entendimiento, tampoco podemos dejar soslayar las formas procesales previstas por el ordenamiento procesal para determinados tipos de actos, ni los principios procesales de buena fe, lealtad procesal, abuso del derecho, entre muchos otros, que deben ser preservados por el juez (art. 34 inc. 5, apartado d, CPCC).
Entender estas novedosas formas de materialización del proceso, sin sucumbir en clásicos formalismos de otras épocas vetustas, y poner en la balanza todas las cuestiones referenciadas precedentemente, es el punto clave para echar luz a estos entuertos jurídicos, cuya interpretación nunca puede ir en desmedro de la impronta actual del proceso bonaerense reconocida por el Máximo Tribunal Provincial.
[i] Este sistema es desarrollado por el Departamento de Desarrollo Informático dependiente de la Subsecretaría de Tecnología Informática del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires, para la asistencia integral en la Gestión de las Causas de los organismos jurisdiccionales de las diferentes instancias y fueros. Es un Sistema de Gestión Integral en el cual se registran datos de los Casos a partir de la Demanda y luego se registran todos los pasos procesales, las partes o personas intervinientes, documentación anexa y toda aquella información que contribuya a la gestión del mismo. Asiste en el despacho del organismo con una biblioteca de Modelos propias al organismo y /o genéricas. El sistema cuenta con la posibilidad de agendar vencimientos, y /o hitos destacables así como también cuenta con la opción de calcular plazos judiciales (http://www.scba.gov.ar/subinformacion/augusta.asp).
[ii] Art. 17 Constitución Provincial: La Provincia asegura la tutela judicial continua y efectiva, el acceso irrestricto a la justicia, la gratuidad de los trámites y la asistencia letrada a quienes carezcan de recursos suficientes y la inviolabilidad de la defensa de la persona y de los derechos en todo procedimiento administrativo o judicial. Las causas deberán decidirse en tiempo razonable. El retardo en dictar sentencia y las dilaciones indebidas cuando sean reiteradas, constituyen falta grave.
[iii] Fenochietto, Carlos Eduardo, “Código Procesal Civil y Comercial de la Provincia de Buenos Aires”, Comentado, anotado y concordado, Editorial Astrea, 6˚ edición actualizada y ampliada, 6˚ edición, pág. 169.
[iv] Por acto procesal se entiende al acto jurídico emanado de las partes, de los agente de la jurisdicción o aun de los terceros ligados al proceso, susceptible de crear, modificar o extinguir efectos procesales (Couture Eduardo J., “Fundamentos del Derecho Procesal Civil”, Editorial B de F, Montevideo-Buenos Aires. 4˚ edición, enero 2005, pág. 165).
[v] Art. 2: Se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma.
[vi] Art. 6: Se entiende por documento digital a la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura.
[vii] Art. 7: Presunción de autoría. Se presume, salvo prueba en contrario, que toda firma digital pertenece al titular del certificado digital que permite la verificación de dicha firma.
Art. 8: Presunción de integridad. Si el resultado de un procedimiento de verificación de una firma digital aplicado a un documento digital es verdadero, se presume, salvo prueba en contrario, que este documento digital no ha sido modificado desde el momento de su firma.
