Del expediente judicial en papel al expediente electrónico en la provincia de Buenos Aires. Algunas cuestiones de praxis profesional.
Por Lelia B. Rinaldi.
I.Introducción.
La premisa fundamental que debemos tener en mente al analizar cualquier tema relacionado con la implementación de la acordada 3886/18 es el cambio de paradigma al que obedece. El tradicional expediente en papel ha perdido su importancia siendo desplazado por el expediente digital. Si hasta el 31 de mayo de 2018 el soporte físico era el que se encontraba completo (ya que con la coexistencia de las presentaciones electrónicas quedaba a elección de la parte la presentación en formato papel o electrónico, imprimiendo el órgano judicial aquellas efectuadas en forma electrónica) y lo que se podía consultar en la MEV se encontraba incompleto; a partir del 1 de junio de 2018 ocurre lo contrario. La obligatoriedad de efectuar las presentaciones electrónicamente o digitalizar aquellas que se deben presentar en formato físico ha dado como resultado que sea el expediente digital el que a partir de esa fecha va a estar completo y no el físico, ya que las presentaciones electrónicas dejan de imprimirse conforme lo establece el art. 8.
Este giro copernicano tiene como consecuencia inmediata la necesidad de aggiornar los procedimientos y la gestión.
Uno de los cambios más importantes se observa en la consulta o procuración de los expedientes iniciados a partir de la vigencia de la acordada 3886 que deja de ser presencial en las Mesas de Entradas de los juzgados o tribunales para pasar a ser virtual en forma obligada.
Entre las ventajas de adaptarse a este nuevo paradigma se observa que no es necesario el traslado físico a las dependencias judiciales con el consiguiente ahorro de tiempo. Además, para la procuración del letrado el horario deja de ser exclusivamente de 8 a 14 hs para extenderse a las 24 horas del día, ya que el sistema permite tanto consultar como remitir presentaciones sin restricción horaria.
II.Modo de presentar los escritos en los tribunales o juzgados: ¿papel o electrónico?
Para los letrados apoderados y los peritos la respuesta es sencilla: todas las presentaciones deben ser electrónicas (excepto la demanda y cualquier escrito de inicio del proceso). Esto surge del análisis del art. 1 y del art. 3 del Anexo con la determinación de la no recepción de escritos en formato papel.
Para el caso de los letrados patrocinantes la respuesta es más compleja ya que hay que analizar las excepciones previstas en el art. 3º inc. 3 del Anexo de la nueva acordada conjuntamente con lo establecido en el art. 1º de la Ac. 3842. La norma general es la presentación en formato digital, ya que todos los escritos se encuentran incluidos entre los considerados de mero trámite definido como “todo acto que sirva para activar el proceso, por el que no se controviertan o reconozcan derechos” excepto que se encuentren en las excepciones previstas. Además, si lospatrocinados cuentan con certificados digitales, serán ellos también quienes deberán rubricar los escritos digitalmente.
Las excepciones son:
1) La demanda, su ampliación, reconvención y sus contestaciones, así como la primera presentación en juicio en la que se peticione ser tenido por parte. (Me permito acotar el caso en que, sin ser la primera, la parte se presente con un nuevo letrado patrocinante)
2) La oposición y contestación de excepciones.
3) El planteo y la contestación de incidentes, y, en general, las peticiones que requieran sustanciación entre las partes previo a su resolución, así como sus respectivas contestaciones.
4) El desistimiento, la transacción y el allanamiento, así como todas las presentaciones que importen abdicar derechos procesales o sustanciales, o cuando la legislación exija otorgamiento de poder especial. Quedan incluidas en esta noción la formulación de posiciones en la prueba confesional y el consentimiento expreso de resoluciones judiciales.
5) Los escritos de interposición, fundamentación y contestación de recursos.
6) La solicitud de medidas cautelares, así como los pedidos tendientes a su levantamiento o modificación y sus respectivas contestaciones.
III.El orden de los factores sí altera el producto
Como se requiere que el expediente digital se encuentre completo, todo escrito que se presente en papel debe ser digitalizado (art. 3 Anexo Ac. 3886) y es el letrado patrocinante quien, con su rúbrica digital, exclusivamente, debe enviar al órgano judicial la reproducción del texto que firmara su patrocinado. Utilizo el término “reproducción” y no copia ya que debe quedar claro que se debe incorporar en el cuadro de texto del portal de notificaciones y presentaciones como un escrito y no una copia digitalizada presentada como archivo adjunto en formato pdf.Este es uno de los errores frecuentemente cometidos al interpretar “serán los requirentes los encargados de digitalizar e ingresar en el referido sistema copia digitalizada del escrito confeccionado en formato papel”. Al remitir dicha presentación se deberá tildar en el portal en el sector “otros datos” la opción “Presentación con copia en papel – acordada 3886”.
Si un letrado patrocinante remitiera digitalmente un escrito no considerado de mero trámite antes de ingresar por mesa de entradas el escrito en formato papel con la firma de su patrocinado y sin aclarar que se trata de una copia de ese escrito en papel, daríalugar a un proveído ordenando la presentación física, ya que sería considerado como presentación con falta de firma de la parte (art. 118 C.P.C.C. Inc 3º).
Para evitar confusiones, es importante recordar el orden en que deben efectuarse los pasos:
1-Presentar el escrito en papel en Mesa de Entradas.
2-Remitir la copia digitalizada con la indicación correcta.
IV.Documentación original ¿cómo y cuándo acompañarla?
A fin de evitar presentaciones innecesarias, podríamos considerar exclusivamente como documentación original, aquella considerada de prueba y que pueda ser atacada en su validez. De esta manera podemos excluir el bono 8480, el ius previsional, los comprobantes de pago de tasa de justicia, aportes, ingresos brutos, etc.; incluso los poderes que por regla general se presentaron tradicionalmente en copia suscripta por el letrado. Asimismo, deberíamos excluir las constancias de diligenciamiento ya sea de cédulas o de oficios (excepto aquellos que se confeccionen con folio de seguridad)
En este tema también va a ser diferente la operatoria según sea el formato en que se realizara la presentación:
Si la presentación es digital, se debe adjuntar a la misma la totalidad de la documentación digitalizada y dentro del siguiente día hábil se debe presentar en Mesa de Entradas únicamente dicha documentación original (sin ningún escrito) la que será recibida y agregada al expediente asentándose un cargo de recepción suscripto por el actuario. (Anexo art. 5).
Considero de buena práctica la generación de un escrito electrónico por parte del personal que recibe la documentación individualizando la misma, indicando la parte que lo acompaña y la fecha respectiva, quedando una copia impresa en el expediente como cargo electrónico y entregando al profesional una copia del mismo con el sello de la dependencia. –
Es este otro de los casos del “orden de los factores”. Es necesario recordar que la recepción de la documentación original tiene su razón de ser en la existencia previa de una presentación electrónica acompañando la misma como anexo, de lo contrario carecería de sentido. –
En caso de la presentación física el procedimiento es el contrario, dentro del siguiente día hábil se debe digitalizar la documentación que se presentara en formato papel adjuntándola con la digitalización de dicho escrito (Anexo art. 3).
V.Sanción por incumplimiento
Para cualquiera de los incumplimientos la sanción es similar:
·Si no se acompaña en forma física la documentación incorporada como archivo adjunto en formato pdf, se tendrá por no presentada la misma.
·Si no se digitaliza la presentación efectuada en papel, la sanción es la misma, con el agravante que no sólo será la documentación sino el escrito también. –
El Art. 5 del Anexo en su tercer párrafo establece la obligación de intimar al presentante a dar cumplimiento con la digitalización o presentación física según el caso, dentro del siguiente día hábil de la recepción de la notificación previo a hacer efectivo el apercibimiento allí contenido, no debiendo ser aplicado automáticamente.
A fin de evitar dilaciones innecesarias es conveniente dar cumplimiento sin necesidad de esperar a la intimación por parte del órgano judicial. –
VI.El Art. 121 C.P.C.C., ¿ha caído en desuso?
El art. 121 del C.P.C.C. no ha perdido su vigencia, podemos decir que ha migrado en consonancia con el nuevo paradigma: de la copia en papel a la digitalización.
Esto queda evidenciado en el Art. 4º al establecer “los documentos deberán ser digitalizados por los requirentes e incluidos como archivo adjunto de la presentación electrónica respectiva, excepto que se peticione según lo establecido en el artículo 121 del C.P.C.C.”
Debemos recordar que lo que habilita esta norma es a eximir a la parte de digitalizar aquellos documentos de difícil reproducción “…por su número, extensión, o cualquier otra razón atendible…” siempre y cuando sea peticionado en el mismo escrito y el juez lo resuelva favorablemente.
VII. A modo de cierre
Como puede advertirse, la implementación de la Acordada 3886 representa un gran salto hacia el expediente digital. En ella se regula lo relacionado con las presentaciones efectuadas por las partes intervinientes o terceros ajenos al proceso ante el órgano judicial.
Sin embargo, nada dice sobre el soporte en que se proveerán dichas presentaciones. Esta omisión ha dado lugar a diferentes interpretaciones por parte de los distintos organismos que deben aplicar la misma.
Todo cambio requiere una adaptación y toda adaptación necesita tiempo, esto es válido para todos los actores involucrados, no solo para los letrados y los peritos. Lo importante es buscar lo positivo, utilizar al máximo las ventajas de traer consigo el nuevo paradigma y tratar de minimizar las dificultades que se presentan diariamente a través del diálogo y el trabajo en conjunto.
[1] Abogada graduada de la Universidad Nacional de Lomas de Zamora. Jueza del Tribunal del Trabajo N° 3 del Departamento Judicial Lomas de Zamora. Miembro de la Comisión de Derecho Laboral del Colegio de Abogados de Lomas de Zamora. Miembro de la Comisión de Derecho Informático del Colegio de Abogados de Lomas de Zamora
