Doctrina – Bs. As.: «Validez juridica del adjunto PDF en el Sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas de la Prov. de Bs. As.»

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VALIDEZ JURÍDICA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES ADJUNTOS EN EL SISTEMA DE NOTIFICACIONES Y PRESENTACIONES ELECTRONICAS DE LA PROVINCIA DE BUENOS AIRES.

Autores: Dr. Gaston Enrique Bielli y Dr. Andrés Leonel Nizzo.

 

Sumario: I. Introducción. II. La Ley de Firma Digital. Principales conceptos. III. El caso de la provincia de Buenos Aires. IV. Las presentaciones electrónicas en el ámbito judicial bonaerense. V. Carácter técnico del documento adjunto en formato pdf con relación a la firma digital. VI.- Alternativas para la remisión electrónica de documentos adjuntos en formato pdf y su eficacia en el proceso. VII. Consideraciones finales.

 

I. Introducción.

Una de las principales dudas que tienen los usuarios del Sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas de la Suprema Corte de la Provincia de Buenos Aires al remitir escritos electrónicos por intermedio del sitio web que le sirve de soporte, es si los documentos digitales que se adjuntan a los mismos en formato pdf se encuentran o no firmados electrónicamente por el remitente.

En efecto, no son pocos los organismos jurisdiccionales que siguen la práctica de citar al presentante a suscribir en forma ológrafa los instrumentos remitidos a confronte o la documentación remitida a través de medios electrónicos, o bien desconocen todo valor a esos documentos digitales, intimando a los remitentes a acompañar en soporte físico los respectivos originales.

No nos detendremos aquí a examinar lo atinente a la remisión por vía electrónica de cédulas, mandamientos y oficios, toda vez que si bien de acuerdo al Protocolo de Presentaciones Electrónicas (aprobado por Resolución de Corte 3415/12) trae previsiones sobre la remisión de comunicaciones electrónicas, mediante el dictado del Acuerdo 3845 de fecha 22 de marzo de 2017 (con vigencia a partir del 2 de mayo del mismo año), la Suprema Corte ha introducido importantes modificaciones en cuanto a dicho punto. Ello ha sido objeto de análisis en otro trabajo de nuestra autoría, al cual nos remitimos.

Formulada esa salvedad, y volviendo al tema que nos ocupa, antes de continuar dejaremos establecidas dos premisas:

La primera de ellas, es que no caben dudas de que todo lo ingresado dentro del procesador de textos de la interfaz del portal web seguro y remitido al juzgado o tribunal mediante la ejecución de la acción “firmar y enviar presentación”, se encuentra suscripto digitalmente a través del certificado digital del cual es titular el usuario, comprendido dentro del token.

La segunda, es que la firma digital es válida dentro de lo que es el formato digital, es decir, mientras se encuentra contenida dentro de un documento digital alojado en la web o en un servidor de datos. Si el documento electrónico es impreso y reproducido en formato papel, la firma digital como tal deja de existir, y lo que obtendremos es una mera copia simple (sin suscribir) de ese documento digital.

Aclarado lo anterior y dadas las cuestiones de práctica procesal enunciadas, cabe preguntarse: ¿se encuentran firmados digitalmente los documentos adjuntos que se remiten por el portal web en formato pdf electrónico? En su caso, ¿qué consecuencias trae aparejadas la respuesta al anterior interrogante?

Pues bien, a través del presente intentaremos arrimar a la respuesta a las cuestiones planteadas.

 

II. La Ley de Firma Digital. Principales conceptos.

Corresponde en primer lugar definir lo que es la firma digital. De acuerdo a l artículo 2 de la Ley nacional de Firma Digital Nro. 25.506, “se entiende por firma digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación simultáneamente permita identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma”.

En prieta síntesis, podemos establecer se trata de una cantidad determinada de algoritmos matemáticos (que se genera a través de un certificado digital emitido por una autoridad certificante licenciada por un órgano público) y que fue creada utilizando para ello una clave privada originada través de un método de cifrado denominado criptografía asimétrica, donde puede ser utilizada una clave pública para verificar que dicha firma digital fue realmente generada utilizando la clave privada correspondiente a la persona titular del certificado digital, siendo la misma plasmada a un documento digital revistiéndolo de la correspondiente validez jurídica. El algoritmo a utilizar para generar la firma debe funcionar de manera tal que sin conocer la clave privada del titular del certificado sea posible verificar su validez.

Otro concepto importante, es el de certificado digital; cuadra definirlo, según el artículo 13 la normativa invocada, como el “documento digital firmado digitalmente por un certificador, que vincula los datos de verificación de firma a su titular”.  En sí, es un documento informático generado por una entidad certificante, que vincula la identificación a una persona física o jurídica, estableciendo de esta manera su identidad digital y que su función principal es la de validar y vincular al titular del mismo con la firma digital mediante la cual suscribe documentos digitales.

El certificado digital es adjuntado al documento digital como un sello de confianza, y es recibido por el destinatario del mismo para que también por medio de la clave pública del emisor pueda constatar la veracidad acabada del conjunto de datos remitidos.

Por último, con relación al documento digital, podemos mencionar que la ley nacional 25.506 lo define en su artículo 6 al establecer que “se entiende por documento digital a la representación digital de actos o hechos, con independencia del soporte utilizado para su fijación, almacenamiento o archivo. Un documento digital también satisface el requerimiento de escritura”.

De tal modo, vemos que el documento digital es el instrumento donde queda plasmada la voluntad de su creador, es decir, en donde se sucederán uno o más actos jurídicos (entendidos estos como el hecho humano, voluntario o consciente y lícito, que tiene por fin inmediato establecer entre las personas relaciones jurídicas, crear, modificar o extinguir derechos) y al que se le aplica la firma digital, dotándolo del carácter de inalterabilidad y relacionándolo con el titular signatario, con efecto vinculante. Es un modo de expresión de la voluntad, con la salvedad que su concepción es en un formato informático-digital.

Se avizora entonces que se revela como necesidad en la ciencia del derecho encontrar las formas y maneras de optimizar las oportunidades que presentan los  nuevos medios tecnológicos, frente a los tradicionales instrumentos tales como el documento en soporte de papel o la firma ológrafa que se ven rezagados en cuanto a utilidad práctica y vigencia.

En el derrotero expuesto, ha de dejarse establecido que bajo el ordenamiento jurídico vigente, un documento digital firmado electrónicamente es jurídicamente equivalente a un documento en formato papel firmando en forma manuscrita. Siempre que la ley exija la firma, el documento se tendrá por firmado si viene acompañado de una firma digital.

 

III. El caso de la provincia de Buenos Aires.

Mediante el artículo 50 de la Ley de Firma Digital, se invita a todas las provincias del país a adherir a la norma nacional. Haciendo eco de ello, la provincia de Buenos Aires se incorporó a la legislación nacional mediante la sanción de la ley 13.666 y su pertinente decreto reglamentario. En un primer lugar se emitió el decreto 1388/08, siendo posteriormente dictado en el año 2012 el decreto 305/12 derogatorio del anterior, con el objeto de apresurar las gestiones vinculadas a las prestaciones que el Estado brinda y los procesos que se producen dentro de la función interna de la Administración Publica Provincial relacionado con la temática.

En la ley provincial se establece la aplicación del régimen de firma digital para todos los órganos gubernamentales, legislativos y judiciales unificando criterios con el marco nacional, para su implementación en forma paulatina.

 

IV. Las presentaciones electrónicas en el ámbito judicial bonaerense.

El artículo 5 del anexo único de la Resolución 1827/12 – “Reglamento para las presentaciones electrónicas”, dictada por la Suprema Corte de Justicia provincial, establece la operatoria del sistema de presentaciones electrónicas, disponiendo que el letrado o profesional interviniente podrá confeccionar en forma digital las presentaciones, ya sea elaborándolas dentro del procesador de textos del portal web implementado a tales fines, o bien agregando el documento digital en formato .doc .docx .rtf .html. Actualmente se tiende a ponderar el formato .pdf sobre todos los otros mencionados.Dicho adjunto puede tratarse de cualquier documento que permita ser digitalizado (un escrito propiamente dicho, constancias documentales, etc.).

Una vez confeccionada, firmada y enviada la presentación electrónica, la misma queda depositada en el servidor del poder judicial, siendo visible para que el organismo pueda recibirla, confrontarla, despacharla o diligenciarla según el tipo de trámite de que se trate. Con dicho procedimiento se obtiene una constancia fehaciente de inalterabilidad de ésta, como del origen de quien la presentó.

De este modo, una vez que el usuario completa los campos que el portal exige (v. gr. “organismo”, “causa”, entre otros), y confecciona el documento, la diligencia se realiza y finaliza en el instante en que el operador ejecuta la opción de «firmar y enviar». Con ello, la pieza procesal ingresa y queda almacenada en el sistema y así, la parte culmina la actividad de “presentación” que le corresponde, “agotando así el íter de exteriorización formal de la voluntad y de comunicación al órgano, en relación a ese acto en sí mismo considerado”.

Seguidamente, el reglamento para las presentaciones electrónicas establece que una vez recepcionada y aceptada la presentación por el órgano jurisdiccional, la misma quedará incorporada al sistema de gestión de expedientes utilizado por los juzgados y tribunales -Augusta- para ser proveída y gestionada a través de él.

 

V. Carácter técnico del documento adjunto en formato pdf con relación a la firma digital.

Una vez que se envía una presentación electrónica, la misma conforma en su conjunto un documento digital, que es firmado digitalmente a través del certificado digital almacenado en el dispositivo criptográfico -token-. En términos técnicos, se le aplica un procedimiento matemático cifrado de carácter asimétrico, que por medio de dos claves (una pública y una privada), reviste de validez jurídica un documento digital al cumplimentar el requisito de la firma. El adjunto pdf se encuentra incorporado a este mismo documento digital, por lo tanto también se encuentra efectivamente firmado digitalmente.

En la faz práctica, esto es fácilmente verificable mediante la comparación de un pdf firmado digitalmente y uno que no se encuentre firmado. Por caso, mediante el programa Adobe Reader al abrirse un documento firmado digitalmente, se encontrará en la pestaña izquierda, un ícono que se denomina “firmas”. Pulsando el mismo, se abrirá una nueva ventana que exhibirá quienes efectivamente lo firmaron digitalmente. Ello no sucede en un documento que no fue firmado digitalmente, toda vez que la pestaña “firmas” no estará disponible.

Por ello, podemos concluir con certeza que tanto lo ingresado mediante el procesador de textos del portal web seguro del Poder Judicial provincial, como asimismo los documentos adjuntos en formato electrónico pdf, se encuentran firmados digitalmente por el titular del certificado digital.

 

VI.- Alternativas para la remisión electrónica de documentos adjuntos en formato pdf y su eficacia en el proceso.

En primer lugar, encontramos a aquellas presentaciones electrónicas elaboradas desde su génesis en el formato digital. El ejemplo más claro lo representan aquellos escritos confeccionados y plasmados dentro del procesador de textos del portal web, como así también los creados en cualquier otro procesador de textos (Word, Openoffice, Wordpad, etc.), pero adjuntados en formato pdf electrónico a través del sistema.

Estos instrumentos, como hemos visto, son generados íntegramente a través del soporte electrónico y se encuentra revestidos de la firma digital del profesional. En este caso, los escritos electrónicos deberán ser proveídos y las demás piezas confrontadas en debida forma según corresponda (todo conforme Resolución 3415/12 S.C.B.A. – “Protocolo para las presentaciones electrónicas”, sin perjuicio de lo dispuesto en el “Reglamento para la notificación por medios electrónicos”, aprobado por Ac. 3845/17 S.C.B.A. en cuanto al confronte y diligenciamiento de comunicaciones electrónicas).

En segundo lugar, encontramos documentos que fueron generados en “formato papel” para luego ser escaneados, digitalizados y remitidos por el portal directamente en formato electrónico pdf (por ejemplo, la constancia de pago del bono, constancia de pago de aportes, fotos, imágenes, etc.). Estos adjuntos en formato pdf también están revestidos de la firma digital propia del letrado.

De esta manera, haciendo una analogía con el expediente “papel” como se concibe al día de hoy, esa documental anexa representaría una copia del original, firmada ológrafamente; en tal sentido, estimamos que en caso de que se remitan documentos digitalizados en calidad de adjuntos a una presentación electrónica, el órgano jurisdiccional debería admitir su incorporación en ese carácter, constituyendo al letrado como depositario de las piezas originales en soporte papel. Desde luego, ello lo será con cargo de arrimar los originales respectivos al expediente ante la primera intimación del juzgado, ya sea de oficio o a pedido de parte, mediante resolución debidamente fundada en una causal que así lo justifique.

Repárese que en sentido análogo al indicado, la Suprema Corte ha establecido en relación al acompañamiento de copias digitales a las cédulas electrónicas, que su anexión importa, respeto del letrado remitente, una declaración jurada sobre su autenticidad.

Y específicamente en cuanto a documentos adjuntos a presentaciones electrónicas, la Sala Primera de la Cámara en lo Civil y Comercial de Azul ha adoptado ese temperamento, en tanto ha sentado que corresponde admitir su incorporación al proceso instituyendo depositario de los documentos originales al abogado presentante.

Lo expuesto no debe llevarnos a pensar que se pretenda atribuir al letrado potestades de fedatario, pues no está legalmente facultado para ello. El abogado no certifica ni da fe del contenido de esas copias. Sólo se trata de reconocerle su función como colaborador del juez y de la justicia de acuerdo a la normativa que rige el ejercicio profesional.

A todo evento, siempre quedará la posibilidad, ante fundados motivos, de requerir la exhibición del documento original. Y, en caso de verificarse una falta relacionada sobre la autenticidad de las copias remitidas digitalmente, ello deberá juzgarse como una grave inobservancia de ese deber de colaboración que reposa sobre el abogado, siendo pasible de recibir las sanciones disciplinarias (cfr. art. 58, inc. 1 de la ley 5.177) y procesales (art. 35 del C.P.C.C.) que correspondan.

Consideramos que la solución propuesta, amén de resultar plenamente compatible con los principios que el Superior Tribunal de nuestra provincia ha establecido en cuanto a la necesidad de avanzar en la implementación de estos modernos recursos habida cuenta de la directa repercusión que traen en la eficiencia del servicio de justicia y reduciendo los tiempos del proceso, armoniza las disposiciones procesales vigentes con las previsiones contenidas en el Protocolo para Presentaciones Electrónicas aprobado por Resolución SCBA 3415/12.

Téngase presente que el Superior Tribunal estableció mediante la resolución 3415/12 S.C.B.A. que la implementación del sistema de presentaciones electrónicas “…debe llevarse a cabo a través de criterios compatibles o uniformes que permitan al usuario formular presentaciones en cualquier organismo jurisdiccional de una manera eficiente y expeditiva. Es decir, que la implementación de este mecanismo no debe ser discordante, tanto como para propender a que su utilización constituya una herramienta útil para el desarrollo del proceso, como para evitar frustrar en el mediano plazo la sustentabilidad del proyecto”.

Se aprecia de tal modo una verdadera intención de aprovechar la tecnología en pos de la justicia, toda vez que no existen dudas en la posibilidad de brindar un mejor servicio por medio de ella. En tal sentido, las ventajas de esta fase del proceso de modernización que necesariamente debe impregnar al sistema de justicia, son evidentes: agilización del proceso, eliminación de dilaciones indebidas, transparencia de las actuaciones, preservación del medio ambiente, por sólo mencionar las principales. El objetivo general del expediente digital es poner a disposición de los operadores del sistema judicial un mecanismo electrónico ágil y seguro para la organización de la información documental sin detrimento de su carácter probatorio.

Y en ese derrotero, estimamos que deben encontrarse mecanismos innovadores y flexibles, compatibles con las normas legales y reglamentarias vigentes, que permitan acometer los objetivos delineados precedentemente. Y reconocer la eficacia de los documentos adjuntos digitales firmados electrónicamente, con los alcances que hemos esbozado, sin dudas tenderá a la concreción de tal encomiable propósito.

 

            VII. Consideraciones finales.

A tenor de lo expuesto en el presente, podemos extraer las siguientes conclusiones:

  1. a) Al enviar una presentación electrónica, la misma conforma en su conjunto, un documento digital, que es firmado digitalmente a través del certificado digital almacenado en el dispositivo criptográfico -token-.
  2. b) El documento adjunto en formato pdf electrónico remitido a través del portal web, efectivamente se encuentra firmado digitalmente por el letrado actuante a través de su certificado digital integrado al dispositivo criptográfico. Es decir que se encuentra validado e incorpora en su estructura, a la firma digital.
  3. c) La firma digital únicamente es válida dentro del medio digital. Si el documento es impreso y reproducido en formato papel, la firma digital carece de sus efectos jurídicos propios, ya que de eso modo solo se obtiene una copia simple de ese documento digital (sin suscribir).
  4. d) No vemos obstáculo para admitir la incorporación de documentos digitales adjuntos que reproduzcan documentos originales a una presentación electrónico. Esos documentos digitales cuentan con la firma electrónica del remitente, y su presentación debería ser juzgada como una declaración jurada sobre su autenticidad, instituyéndose al letrado como depositario de los respectivos originales, debiendo arrimarlos ante la primera intimación del juzgado o tribunal. Esa intimación podrá ser cursada oficiosamente o a pedido de parte, mediante resolución fundada.
  5. e) No obstante, lege ferenda consideramos que la próxima e inminente actualización de la normativa relativa a las presentaciones electrónicas debería consignar expresamente la modalidad descripta en el punto precedente, a efectos de aunar criterios y agilizar la plena implementación y operatividad de dicho sistema.

En los demás supuestos, -vg. cédulas, mandamientos, que deben ser confrontados- se realizará el control pertinente, y de encontrarse en condiciones se aceptará y luego se imprimirá o diligenciará según el caso. De lo contrario, cuando deba formularse alguna corrección, ésta se efectuará en el campo observaciones, sin que sea necesario para ello aceptar la presentación. De esta manera el usuario recibirá en forma inmediata la pieza observada por el organismo jurisdiccional mediante el mecanismo de confronte virtual.

Citar nota sobre nuevo Reglamento.

Dispositivo criptográfico utilizado con el objeto de almacenar el certificado digital emitido por un Certificador Licenciado para un usuario en particular.

Ley Nacional 25.506 de Firma Digital fue sancionada el 14/11/2011, promulgada de hecho el 11/12/2001 y publicada en el boletín oficial el 14/12/2001. Decreto reglamentario nº 2628/2002 (B.O. 20.12.2002).

Documento electrónico y firma digital. Necesidad de una legislación específica. GRACIELA LILIAN ROLERO. REVISTA www.saij.jus.gov.ar pág. 1 Id SAIJ: DACF010040

El Futuro Inmediato de los Procesos Electrónicos. Marina Mongiardino. JAIIO – SID 2012 – ISSN: 1850-2814 – Página 56

Ordóñez, Carlos J. Aspectos procesales de las presentaciones y notificaciones electrónicas en la provincia de Buenos Aires. La obligatoriedad del sistema y su armonización con el ordenamiento procesal. Publicado en: LLBA 2016 (julio), Cita Online: AR/DOC/1836/2016.

Nizzo, Andrés L. y Bielli, Gastón E., “El cargo electrónico y los estados de las presentaciones electrónicas. Incipiente jurisprudencia de la S.C.B.A.”. Publicado en utsupra.com (protocolo A00399426703), el 03/02/2017.

Concretamente el segundo párrafo del art. 4 del Reglamento para la notificación por medios electrónicos (aprobado mediante Ac. 3845/17 S.C.B.A.) textualmente dispone: que     “cuando la legislación imponga que la comunicación se curse con copias, esa carga sólo se tendrá por cumplida mediante su acompañamiento en soporte digital junto con la cédula electrónica. Dicha adjunción importará una declaración jurada sobre su autenticidad”.

Cám. Civ. y Ccial. de Azul, Sala Primera, en autos “Fabián Eduardo y otro c/ Duliere Teodoro s/ Prescripción adquisitiva larga”, sent. del 07/03/2017.

Arts. 15, Const. Pcial.; 18 Const. Nac.; 8 Conv. Americana de Derechos Humanos.

GIANNINI, Leandro J., “La firma a ruego digital. Una propuesta de solución al problema de las presentaciones electrónicas ‘por derecho propio’ en la provincia de Buenos Aires”, en: ElDial.com (elDial DC2249), noviembre 2016.

Granero, R.: El Expediente Digital. Propuesta para su implementación. XV Congreso Iberoamericano de Derecho e Informática, Buenos Aires, 3 al 8 de octubre de 2011.

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